Front Office.

Pengertian Front Desk

Front office merupakan bagian pusat yang bekerja sebagai jantung dan pusat dari segala aktifitas tamu dihotel yang menangani proses check-in maupun checkout yang menjadi prinsip dalam menangani didepan (Vallen,1985). Dapat disimpulkan bahwa Front desk merupakan perwakilan atas dari kualitas sebuah hotel terhadap kesan pertama kali pada saat menyambut kedatangan tamu memasuki suatu hotel, dengan memberikan kesan atau impresi yang baik maupun sedikit kurang baik terhadap tamu.

(Gambar ini saya yang ngambil/foto sendiri, saya berinama Triyan Photos. Bisa dilihat di salah satu Instagram saya di @triyanphotos)

Kepribadian Front Desk Agent

Seorang front desk yang professional, harus mempunyai personalia yang baik dalam bekerja dikarenakan personalia perorangan berpengaruh besar terhadap kinerja yang dihasilkan. 

1. Mempunyai kemampuan pelayanan berdasarkan kualifikasi sesuai SOP dari perusahaan. 

2. Rasa kerendahan hati terhadap tamu sehingga tamu benar-benar merasakan pelayanan yang baik. 

3. Percaya diri dengan skil dan kemampuan yang dimiliki. Untuk melayani para calon tamu dan tamu yang akan menginap. 

4. Membiasakan berkomunikasi dengan tutur bahasa yang sopan santun dan mengeluarkan suara yang ramah.

5. Memberikan senyuman dan berperilaku profesional dalam tugas dan tanggung jawab selama bekerja. 

6. Memiliki rasa perhatian yang tinggi. Menawarkan bantuan atau bertanya kepada tamu yang terlihat bingung di area hotel. 

7. Ramah dan selalu tersenyum kepada tamu. Sehingga membuat tamu merasakan bahwa hotel tersebut adalah seperti berada di rumah mereka sendiri. 

8. Berpikir positif kepada tamu yang datang dan jangan pernah untuk membedakan tamu dalam segi apapun. Karena semua tamu tersebut akan sama halnya memberikan manfaat keuntungan yang baik untuk hotel. 

9. Selalu tegas tetapi tetap di batas wajar dan ramah dalam berkomunikasi sehingga tidak menimbulkan kesan yang kasar terhadap tamu. 

10. Tampilan harus terlihat bersih dan rapih serta tidak menggunakan Perhiasan berlebihan saat bekerja. Grooming / Penampilan sangat Diutamakan Disini, Karena Kualifikasi Grooming sebenarnya sudah di nilai saat pertama datang dan melamar di sebuah perusahaan.

 (Gambar ini saya yang ngambil/foto sendiri, saya berinama Triyan Photos. Bisa dilihat di salah satu Instagram saya di @triyanphotos)

Peranan Front Desk 

Front office memiliki peran yang sangat penting untuk kelancaran kegiatan yang dilakukan oleh hotel dalam menjalin kerjasama antar divisi. Peran penting tersebut adalah sebagai berikut: 

1. Merupakan wakil dari manajemen ( Management Representative)

Sewaktu waktu kantor depan hotel bias saja berperan sebagai wakil dari manajemen untuk menyelesaikan dan menghadapi masalah tertentu yang biasanya hanya bisa diselesaikan oleh pihak manajemen. 

2. Orang-orang yang mampu menjual (Sales Person) Setiap orang yang berada di kantor depan diwajibkan memiliki kemampuan salesmanship, karena staff kantor depan akan lebih bnayak berhubungan dan berinteraksi dengan tamu secara langsung. 

3. Pemberi informasi (Information Giver) Semua orang yang menangani di kantor depan harus bias menjelaskan keterangan yang valid ( dengan benar ) mengenai produk dan fasilitas hotel. 

4. Penyimpan data ( Record Keeper) Sebagai pusat penyimpanan data kegiatan-kegiatan yang dilakukan setiap hari di hotel. 

5. Dapat melakukan tindakan secara diplomatis (Diplomatic Agent) Pekerja kantor depan diharapkan dalam situasi dan kondisi apapapun dapat melakukan tindakan secara diplomatis yang bias menjaga serta mengatur hubungan yang baik dengan pihak lain yang bekerja sama dengan hotel. 

6. Pemecah Masalah ( Problem Solver) Kantor depan memiliki tanggung jawab penuh untuk menyelesaikan keluhan atau masalah tamu yang merugikan atau tidak diberikan fasilitas yang baik dari pihak hotel. 

 (Gambar ini saya yang ngambil/foto sendiri, saya berinama Triyan Photos. Bisa dilihat di salah satu Instagram saya di @triyanphotos)

 Tugas Dan Tanggung Jawab Front Desk 

Tugas Seorang Front Desk Agent adalah: 

1. Front Desk Agent memiliki tugas dalam penyambutan tamu, mendaftarkan dan membuat serta memberikan kunci dan kartu kamar untuk tamu. 

2. Memberikan informasi pelayanan yang disediakan hotel serta Memverifikasi kredit pelanggan dan menetapkan semua mengenai pembayaran tamu. 

3. Bisa mempromosikan kamar untuk dijual. 

4. Mengecek isi rekening tamu yang check-out. 

5. Menerima pembayaran untuk account. 

6. Menyeimbangkan account kas. 

7. Menginformasikan bagian Housekeeping mengenai kamar yang telah kosong dan siap untuk dibersihkan. 

8. Jika ada yang bertanya mengenai reservasi harus dijawab dengan benar 

9. Selalu membuat data setiap tamu yang ingin melakukan reservasi. 

10. Menerima telepon masuk dan menanangani serta langsung membalas pesan yang masuk masuk dari email maupun aplikasi layanan untuk reservasi hotel. 

11. Bisa menghadapi dan merujukan tamu yang merasa tidak puas kepada pihak manajemen.

 (Gambar ini saya yang ngambil/foto sendiri, saya berinama Triyan Photos. Bisa dilihat di salah satu Instagram saya di @triyanphotos)

 Tanggung jawab seorang Front Desk Agent adalah: 

1. Melakukan negosiasi harga kamar dan melakukan peningkatan harga jual kamar kepada tamu bila memungkinkan. 

2. Membantu Front Desk Department dan Housekeeping Department bila diperlukan. 

3. Memastikan semua pembayaran dan kredit yang benar di posting ke folio tamu yang sesuai. 

4. Mengumpulkan biaya dari tamu yang sesuai dengan folio tamu tersebut. 

5. Memastikan kesetaraan kas di catatan dan diseimbangkan pada awal dan akhir setiap akhir shift kerja. 6. Menjawab pertanyaann yang diberikan oleh tamu. 

7. Menyediakan administrasi, penerimaan dan dukungan program untuk menejemen dan staff. 

8. Mengelola aktifitas telepon, termasuk menyediakan pengetahuan umum untuk penelepon. 

9. Mengelola tamu walk-in. Tamu yang berkepentingan. Menyapa dan selalu tersenyum kepada pengunjung sebagai welcoming manner. 

10. Mendaftarkan dan menetapkan kamar untuk tamu. 

11. Menyelesaikan masalah tamu alam ruang lingkup kewenangan, jika merujuk hal tersebut kepada manajemen.

 Itulah artikel yang saya buat, Mohon maaf bila ada kekurangan. Terimakasih sudah membaca. Kalian bisa lihat 

- Instagram: @triyann12 @triyanphotos @t12.project
- Youtube: Trian Noval
- Email: triyan.contact@gmail.com
- Business Inquiries/Collaboration (DM/Email)